আপনি কি স্বয়ংক্রিয় করতে পারবেন না? আমাদের সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম $87K/বছর সাশ্রয় করে!

আমি একই সমস্যা দেখতে রাখা. একটি দল বড় হয়, কাজ জমে যায়, এবং দিনটি পুনরাবৃত্ত কাজ দিয়ে পূর্ণ হয়। কেউ এক টুল থেকে অন্য টুলে ডেটা কপি করে। কেউ আবার একই ফলোআপ পাঠায়। কেউ হাতে স্প্রেডশীট চেক. প্রতিটি কাজ তার নিজের উপর ছোট দেখায়. খরচ কম নয়। সেখানেই অটোমেশন গণিত পরিবর্তন করে। আমি মানুষ প্রতিস্থাপন মানে না. আমি বলতে চাচ্ছি যে সময় এবং ফোকাস নষ্ট করে এমন কাজ সরিয়ে ফেলা। যখন একটি ছোট দল সপ্তাহে 10 ঘন্টা ম্যানুয়াল আপডেট, ফলো-আপ এবং প্রতিবেদনে ব্যয় করে, তখন বার্ষিক খরচ দ্রুত বৃদ্ধি পায়। $30 প্রতি ঘন্টা, যে $15,600. মিসড লিড, ধীরগতির উত্তর, ওভারটাইম এবং পুনরায় কাজ যোগ করুন এবং কিছু দল আরও ভাল ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন থেকে বছরে $87K এর কাছাকাছি সঞ্চয় দেখতে পারে। আমি একটি ছোট পরিষেবা সংস্থায় এই প্যাটার্ন দেখেছি। মালিক আমাকে তিনটি দৈনিক সমস্যার কথা বলেছেন: - নতুন লিড একটি উত্তরের জন্য খুব দীর্ঘ অপেক্ষা করেছে - চালান চেক ম্যানুয়াল পর্যালোচনা প্রয়োজন - সাপ্তাহিক প্রতিবেদনগুলি অর্ধেক দিন সময় নেয় এটি একটি বিশাল সিস্টেম ছিল না৷ দলটি লিড রাউটিং, পেমেন্ট রিমাইন্ডার এবং রিপোর্ট টান আপ সেট আপ করে। কর্মীরা একই রয়ে গেল। কাজটা হালকা মনে হলো। মালিক দ্রুত একটি সাধারণ পরিবর্তন লক্ষ্য করেছেন: উত্তরগুলি শীঘ্রই এসেছিল, রেকর্ডগুলিতে কম ভুল ছিল এবং টিমের কাছে এমন কাজের জন্য আরও জায়গা ছিল যার জন্য একটি মানবিক স্পর্শ প্রয়োজন৷ আমার দৃষ্টিভঙ্গি সহজ. অটোমেশন এড়িয়ে যান, এবং আপনি ব্যস্ত কাজের জন্য অর্থ প্রদান করতে থাকুন। আমি যেভাবে শুরু করব তা এখানে: - ম্যাপ রিপিট টাস্ক আমি প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে ঘটে এমন কাজের দিকে তাকাই। - আমি যে ধাপটি বিলম্ব বা ভুলের কারণ তা বেছে নিই সবচেয়ে ধীর পদক্ষেপটি বেছে নিন। - ইতিমধ্যে ব্যবহৃত সরঞ্জামগুলি সংযুক্ত করুন আমি ইতিমধ্যে ডেটা ধারণ করা অ্যাপগুলি দিয়ে শুরু করি৷ - আমি উত্তরের সময়, সংরক্ষিত ঘন্টা বা ত্রুটি গণনা দেখি এমন একটি নম্বর ট্র্যাক করুন। - প্রথমটি ভালভাবে কাজ করার পরেই আরও একটি প্রবাহ যোগ করুন আমি সেটআপটি ব্যবহার করা সহজ রাখি। আমি একটি বড় সিস্টেম দিয়ে শুরু করব না যা সবকিছুকে স্পর্শ করে। ছোট করে শুরু করতাম। একটি সাধারণ সীসা ফলো-আপ প্রবাহ একটি চটকদার সেটআপের চেয়ে বেশি সংরক্ষণ করতে পারে যা কেউ ব্যবহার করে না। একটি অর্থপ্রদান অনুস্মারক আরো কল যোগ না করে দেরী চেক কাটতে পারে। একটি প্রতিবেদন যা নিজেই তৈরি করে ম্যানেজারকে সপ্তাহের অংশ ফেরত দিতে পারে। যদি আমি স্পষ্টভাবে বলি, অটোমেশন সবচেয়ে ভাল কাজ করে যখন এটি ঘর্ষণ দূর করে, মানুষ নয়। একটি বিক্রয় প্রতিনিধি বিক্রি করা উচিত. একটি সমর্থন এজেন্ট সমস্যা সমাধান করা উচিত. একজন ম্যানেজারকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে। এক শীট থেকে অন্য শীট ডেটা স্থানান্তর করতে তাদের কারোরই দিন কাটানো উচিত নয়। এই কারণেই আসল প্রশ্নটি নয়, "আমি কি অটোমেশন বহন করতে পারি?" আসল প্রশ্ন হল, "একটি সিস্টেম পরিচালনা করতে পারে এমন কাজের জন্য আমি কি অর্থ প্রদান করতে পারি?" যদি আপনার দল এখনও হাত দিয়ে কাজ পুনরাবৃত্তি করে, আমি আজ প্রথম তিনটি বাধা দেখব। যে একটি পদক্ষেপ একটি বাস্তব উপায়ে খরচ, গতি, এবং দৈনন্দিন কাজ পরিবর্তন করতে পারে.

আমি অপারেশন দল, বিক্রয় দল এবং প্রতিষ্ঠাতাদের কাছ থেকে একই লাইন শুনতে থাকি: "আমি জানি এটি হাতে করা উচিত নয়, তবে এটি এখনও আছে।" সেখানেই শুরু হয় অপচয়। ম্যানুয়াল কাজ সবসময় শুরুতে ব্যয়বহুল দেখায় না। এটা ছোট দেখায়. এখানে একটি স্প্রেডশীট আপডেট। সেখানে একটি কপি-পেস্ট কাজ। একটি রিপোর্ট বের হওয়ার আগে একটি গভীর রাতের চেক। তারপর ঘন্টা স্তূপাকার আপ. ত্রুটিগুলিও স্তুপীকৃত। একটি মিস মাঠ. একটি ধীর অনুসরণ. একটি বিলম্ব যা একটি চুক্তি, একটি চালান বা একটি পেমেন্টকে পরবর্তী চক্রে ঠেলে দেয়। আমি এই প্যাটার্ন অনেকবার দেখেছি। আমি যে দলের সাথে কাজ করেছি সেখানে পাঁচজন লোক প্রতিদিনের কিছু অংশ টুলের মধ্যে ডেটা স্থানান্তর করতে, এন্ট্রি পরীক্ষা করে এবং ছোটখাটো ভুলগুলি ঠিক করে। কোনো কাজই ভারী মনে হয়নি। মোট করেছে। যখন আমরা প্রক্রিয়াটি ম্যাপ করেছি, তখন শ্রম এবং পুনরায় কাজ গণনা করা হলে লুকানো খরচ এক বছরে $87K এর কাছাকাছি ছিল। সেই সংখ্যা হাইপ থেকে আসেনি। এটি সময় লগ, প্রক্রিয়া পদক্ষেপ, এবং কাজ পুনরাবৃত্তি করতে হারানো ঘন্টা থেকে এসেছে। এই কারণেই আমি অটোমেশনকে এত কঠিন ধাক্কা দিই। এমন নয় যে পিচ ডেকে অটোমেশন ভালো শোনায়। কারণ এটি মানুষকে তাদের সময় ফিরিয়ে দেয়। যখন আমি একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের সাথে একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া প্রতিস্থাপন করি তখন এখানে কী পরিবর্তন হয়: • হাত এন্ট্রি ছাড়াই ডেটা স্থানান্তরিত হয় • কেউ তাদের তাড়া না করেই কাজগুলি পরবর্তী ধাপে চলে যায় • কোনও সমস্যা দেখা দিলে সতর্কতাগুলি বেরিয়ে যায় • পুরানো ফাইলগুলির পরিবর্তে লাইভ ডেটা থেকে প্রতিবেদন তৈরি করে • টিমগুলি ভুলগুলি সংশোধন করতে কম সময় ব্যয় করে এবং বিচারের প্রয়োজনে বেশি সময় ব্যয় করে আমি সাধারণ সিস্টেম পছন্দ করি৷ একটি ভাল অটো সিস্টেম শান্ত বোধ করা উচিত। এটি শুধুমাত্র একটি পুরানো একটি অপসারণ একটি নতুন জগাখিচুড়ি তৈরি করা উচিত নয়. যখন আমি একটি দলকে এটি সেট আপ করতে সাহায্য করি, তখন আমি ব্যথার বিন্দু দিয়ে শুরু করি যা সবচেয়ে বেশি ব্যথা করে। একটি সাধারণ একটি হল সীসা হ্যান্ডলিং। একটি লিড আসে৷ কেউ একটি ইনবক্স খোলে, বার্তাটি পড়ে, একটি CRM-এ বিশদ বিবরণ পেস্ট করে, এটি নির্ধারণ করে, একটি উত্তর পাঠায় এবং ফলো-আপ হয়েছে কিনা তা দেখার জন্য পরে আবার চেক করে৷ এই চেইনটি স্বাভাবিক শোনাচ্ছে যতক্ষণ না আমি গণনা করি যে কতগুলি লিড কোনও ভাল কারণ ছাড়াই নিষ্ক্রিয় বসে থাকে। একটি ভাল প্রবাহ সরাসরি: • একটি লিড আসে • সিস্টেম ডেটা ক্যাপচার করে • লিড নিয়ম অনুসারে বরাদ্দ করা হয় • একটি উত্তর অবিলম্বে বেরিয়ে যায় • পরবর্তী কাজটি দেরি না করে তৈরি করা হয় যে সাধারণ পরিবর্তন পুরো পাইপলাইনের গতি পরিবর্তন করতে পারে৷ আমি ফাইন্যান্স এবং অ্যাডমিনের কাজেও একই যন্ত্রণা দেখি। চালান অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা করে। ফাইল হাত দ্বারা পুনঃনামকরণ করা হয়. স্ট্যাটাস আপডেট দীর্ঘ ইমেল থ্রেড মাধ্যমে ঘটবে. একটি ছোট বিলম্ব একটি দীর্ঘ বিলম্বে পরিণত হয়. লোকেরা জিজ্ঞাসা করতে শুরু করে, "এটি কার আছে?" এবং "আমরা কি এটি পাঠিয়েছি?" এটি একটি চিহ্ন যা প্রক্রিয়াটির কাঠামোর প্রয়োজন। একটি ভাল অটো সিস্টেম একটি সরল, ব্যবহারিক উপায়ে সাহায্য করে। এটি করতে পারে: • সঠিক ব্যক্তির কাছে রুটের অনুরোধগুলি • একটি পদক্ষেপ আটকে গেলে অনুস্মারক পাঠাতে • প্রতিটি ক্রিয়াকলাপে লগ করুন যাতে কিছুই হারিয়ে না যায় • রেকর্ডগুলি পরিষ্কার এবং সহজে খুঁজে পাওয়া যায় • পুনরাবৃত্তি টাইপ করা এবং বারবার চেক করা হ্রাস করুন আমি এই বিষয়ে যত্নশীল কারণ আমি দেখেছি যে বুদ্ধিমান ব্যক্তিরা সিস্টেম পরিচালনা করা উচিত এমন কাজগুলিতে শক্তি অপচয় করে৷ আমি মনে করি না অটোমেশন মানুষের প্রতিস্থাপন সম্পর্কে। আমি মনে করি এটি টানা অপসারণ সম্পর্কে। যদি আপনার দল এখনও প্রতিদিন একই কাজ করে, আমি তিনটি জিনিস দেখব: • কতগুলি ধাপ পুনরাবৃত্তি হয় • কতগুলি ধাপে একই ডেটা প্রয়োজন • একজন ব্যক্তির কাজ করার জন্য অপেক্ষা করার ফলে কত বিলম্ব হয় যখন সেই উত্তরগুলি পরিষ্কার হয়, তখন সমাধানটি আরও পরিষ্কার হয়ে যায়৷ একটি সঠিক অটো সিস্টেম চটকদার হতে হবে না. এটি নির্ভরযোগ্য, অনুসরণ করা সহজ এবং যখন আপনার প্রক্রিয়া পরিবর্তন হয় তখন সামঞ্জস্য করা সহজ। যে অংশ আমি বিশ্বাস করি. যখন কাজ মেমরির পরিবর্তে নিয়মে চলে, তখন দল সহজে শ্বাস নেয়। যখন ত্রুটিগুলি কমে যায়, ক্লায়েন্টরা লক্ষ্য করেন। যখন ঘন্টা ফিরে আসে, ম্যানেজাররা সেই সময়টি বৃদ্ধির কাজে ব্যবহার করতে পারে, পরিষ্কার করার জন্য নয়। আমি একই সময়ে ম্যানুয়াল কাজের ড্রেন বাজেট এবং মনোবল দেখেছি। আমি একটি পরিষ্কার সিস্টেমও দেখেছি যে প্যাটার্নটি দ্রুত পরিবর্তন করে। আপনি যদি এখনও এটি ম্যানুয়ালি করে থাকেন তবে আমি এটিকে একটি ছোট সমস্যা বলব না। আমি এটিকে একটি খরচ বলব যা প্রতি সপ্তাহে প্রদর্শিত হতে থাকে।

আমি মনে করতাম ছোট কাজগুলো ক্ষতিকর নয়। কয়েকটি ম্যানুয়াল চালান চেক। কয়েকটি মিস ফলো-আপ ইমেল। সাপ্তাহিক প্রতিবেদনে কয়েক ঘন্টা হারিয়ে গেছে। তারপর আমি আসল খরচের দিকে তাকালাম, এবং সংখ্যাটি আমার প্রত্যাশার চেয়ে বড় ছিল। ব্যথা একটি বড় সমস্যা ছিল না. এটা ছিল ছোটদের স্তুপ। আমার দল একই ডেটা তিনটি জায়গায় কপি করেছে। আমরা হাত দিয়ে সীসা তাড়া. আমরা বারবার একই প্রশ্নের উত্তর দিয়েছি। আমরা দ্রুত কাজ থেকে আসা ত্রুটিগুলি সংশোধন করেছি৷ প্রতিটি কাজ সহজ লাগছিল. একসঙ্গে, তারা নগদ, ফোকাস, এবং ভরবেগ নিষ্কাশন. এজন্য আমি অটোমেশন পছন্দ করি। আমি মানুষ প্রতিস্থাপন মানে না. আমি বলতে চাচ্ছি যে কাজগুলিকে সরিয়ে দেওয়া যা মানুষকে ব্যস্ত রাখে কিন্তু ব্যবসার বৃদ্ধিতে সাহায্য করে না। যখন একটি প্রক্রিয়া প্রতিদিন একইভাবে চলে, আমি একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করি: একটি সিস্টেম কি আমার চেয়ে ভাল করতে পারে? অনেক ক্ষেত্রেই উত্তর হয় হ্যাঁ। একটি শক্তিশালী অটোমেশন সেটআপ একটি ব্যবসাকে বিভিন্ন জায়গায় অর্থ সাশ্রয় করতে সাহায্য করতে পারে: - ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রিতে কম সময় ব্যয় করা - কম মিস লিড - কম বিলিং ভুল - দ্রুত গ্রাহকের উত্তর - ক্লিনার রিপোর্টিং - বারবার অ্যাডমিন কাজের জন্য কম প্রয়োজন আমি দেখেছি মালিকরা এই ফাঁসগুলিকে উপেক্ষা করেন কারণ প্রতিটি ছোট দেখায়৷ সেই ফাঁদ। একটি দল জুড়ে পুনরাবৃত্তি করা একটি পাঁচ মিনিটের টাস্ক এক বছরের মধ্যে একটি বাস্তব খরচ হয়ে যায়। একটি মিস লিড প্রতিক্রিয়া হারানো রাজস্ব হতে পারে. একটি দেরী চালান নগদ প্রবাহ ধীর করতে পারে. একটি প্রতিবেদনে একটি ত্রুটি একটি খারাপ সিদ্ধান্ত হতে পারে. সেখানেই "প্রতি বছর $87K আরো রাখুন" এর পিছনে ধারণাটি বোঝা যায়। সঠিক ব্যবসার জন্য, এই ধরণের সংখ্যাটি নষ্ট হওয়া ঘন্টাগুলি অপসারণ, ত্রুটিগুলি কাটা এবং ফলো-আপ কঠোর করার মাধ্যমে আসতে পারে। আমি প্রতিটি কোম্পানির জন্য একই ফলাফলের প্রতিশ্রুতি দেব না। তবুও, আমি এটি জানার জন্য যথেষ্ট দেখেছি: যখন একটি ব্যবসা ম্যানুয়াল কাজের উপর চলে, তখন অর্থ শান্ত উপায়ে চলে যায়। আমার পদ্ধতি সহজ. আমি সেই কাজ দিয়ে শুরু করি যা প্রতি সপ্তাহে পুনরাবৃত্তি হয়। লিড ফলো-আপ প্রথমে আসে। যদি কেউ একটি ফর্ম পূরণ করে, আমি একটি উত্তর দ্রুত পাঠানো চাই, একটি টাস্ক বরাদ্দ করা হয়েছে, এবং একটি ফলো-আপ পথ প্রস্তুত। একটি ধীর প্রতিক্রিয়া আগ্রহকে মেরে ফেলতে পারে। একটি সাধারণ কর্মপ্রবাহ আমার দলের অতিরিক্ত প্রচেষ্টা ছাড়াই নেতৃত্বকে উষ্ণ রাখতে পারে। বিলিং পরবর্তী আসে. আমি অনুস্মারক, পেমেন্ট আপডেট, এবং বিলম্ব ছাড়া চালানোর জন্য চালানের স্থিতি চেক পছন্দ করি। যখন সিস্টেমটি রুটিন পদক্ষেপগুলি পরিচালনা করে, তখন আমার কর্মীরা প্রতিটি অ্যাকাউন্ট হাতে না নিয়ে ব্যতিক্রমগুলিতে ফোকাস করতে পারে৷ তারপর রিপোর্টিং দেখি। আমি চাই না যে লোকেরা একটি স্প্রেডশীটে নম্বর কপি করে অর্ধেক দিন ব্যয় করে। আমি পরিষ্কার ড্যাশবোর্ড চাই যা ইতিমধ্যে ব্যবহৃত সরঞ্জামগুলি থেকে ডেটা টেনে আনে। এটি আমাকে একটি পরিষ্কার দৃশ্য দেয় এবং প্রতি মাসে ঘন্টা বাঁচায়। গ্রাহক সেবা আরেকটি সহজ জয়. অনেক প্রশ্ন পুনরাবৃত্তি। অর্ডার স্ট্যাটাস। অ্যাপয়েন্টমেন্ট পরিবর্তন। প্রাথমিক অ্যাকাউন্ট সহায়তা। একটি স্মার্ট রিপ্লাই ফ্লো সাধারণ কেসগুলি পরিচালনা করতে পারে এবং একজন ব্যক্তির কাছে কঠিন বিষয়গুলিকে রুট করতে পারে। এটি প্রতিক্রিয়ার সময় স্থির রাখে এবং দলকে কম ওভারলোড করে। একটি বাস্তব উদাহরণ আমার সাথে থাকে। একটি ছোট পরিষেবা সংস্থার সাথে আমি কাজ করেছি একজন ব্যক্তি প্রতিদিন সকালে খাওয়ার ফর্ম, ম্যানুয়াল ইমেল উত্তর এবং ক্যালেন্ডার আপডেটের জন্য বেশিরভাগ সময় ব্যয় করে। কাজ সম্পর্কে কিছুই কঠিন ছিল. এটা শুধু ধ্রুবক ছিল. আমরা কয়েকটি সাধারণ অটোমেশন সেট আপ করার পরে, সেই ব্যক্তি একই কাজগুলি বারবার করা বন্ধ করে দিয়েছে। কল দ্রুত উত্তর পেয়েছিলাম. নো-শো বাদ পড়েছে। মালিক সময়সূচী মধ্যে ফাঁক ফিক্সিং কম সময় ব্যয়. পরিবর্তন জোরে ছিল না. এটা ব্যবহারিক ছিল. ব্যবসা কম ঘর্ষণ সঙ্গে চলমান. যে অংশ মানুষ মিস. অটোমেশন সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন এটি আজকের মতো ব্যবসার সাথে খাপ খায়। আমি চকচকে হাতিয়ার তাড়া করি না। আমি পুনরাবৃত্তিযোগ্য পদক্ষেপ, পরিষ্কার ট্রিগার এবং সহজ হ্যান্ডঅফের সন্ধান করি। আমি সেটআপটি যথেষ্ট সহজ রাখি যাতে দল এটি বিশ্বাস করতে পারে। যদি একটি কর্মপ্রবাহ বোঝা কঠিন হয়, লোকেরা এটি এড়িয়ে যাবে। যদি এটি প্রাকৃতিক মনে হয়, তারা এটি ব্যবহার করে। আমার নিয়ম হল: ছোট শুরু করুন, ফলাফল পরিমাপ করুন, তারপর সেখান থেকে তৈরি করুন। একটি ওয়ার্কফ্লো কয়েক ঘন্টা বাঁচাতে পারে। কয়েকটি ওয়ার্কফ্লো পুরো দল কীভাবে কাজ করে তা পরিবর্তন করতে পারে। এক বছরের মধ্যে, সেই ঘন্টাগুলি সত্যিকারের সঞ্চয়ে পরিণত হতে পারে। কিছু ব্যবসার জন্য, এটি শক্তিশালী মার্কেটিং দাবিতে লোকেরা যে ধরনের সংখ্যার কথা বলে তার কাছাকাছি হতে পারে। অন্যদের জন্য, মানটি দ্রুত প্রতিক্রিয়ার সময়, কম ভুল এবং স্থির বৃদ্ধিতে প্রদর্শিত হতে পারে। আমি স্বয়ংক্রিয়তা বিশ্বাস করি কারণ এটি আমাকে নিয়ন্ত্রণ ফিরিয়ে দেয়। আমি কাজে কম সময় ব্যয় করি যা মেশিনগুলি পরিচালনা করতে পারে। আমি কল, কৌশল এবং গ্রাহক যত্নে বেশি সময় ব্যয় করি। আমার দল কম চাপ অনুভব করে। আমার ব্যবসা চালানো সহজ হয়ে যায়. এটাই আসল জয়। আপনার দিন বারবার কাজ পূর্ণ হলে, আমি অপেক্ষা করব না. আমি বাধাগুলি দেখব, একটি প্রক্রিয়া বেছে নেব এবং এটি ভালভাবে স্বয়ংক্রিয় করব। লক্ষ্য বেশি কাজ করা নয়। লক্ষ্য হল আপনি ইতিমধ্যে যা উপার্জন করেন তার বেশি রাখা। Huang Bin-এ আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন: 874597408@qq.com/WhatsApp +8615068222922।

মিলার, এ. (2023) ক্রমবর্ধমান দলগুলির জন্য ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন জনসন, আর. (2022) বিক্রয় এবং অপারেশনগুলিতে ম্যানুয়াল টাস্কগুলি হ্রাস করা ব্রাউন, টি. (2024) ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের মাধ্যমে সময় এবং খরচ সাশ্রয় করা ডেভিস, এল. (2021) লিড রেসপন্স উন্নত করা এবং অটোম্যাট সিস্টেম 20 (2021) সহ অটোম্যাট সিস্টেম 20. ছোট পরিষেবা সংস্থাগুলির জন্য অটোমেশন কৌশল